Digitale Transformation & Prozessberatung.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) verpflichten jeden Steuerpflichtigen, seine IT-gestützten Buchführungs- und Aufzeichnungsprozesse vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren. Eine fehlende oder unzureichende Verfahrensdokumentation kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellen und im Rahmen einer Außenprüfung zu Hinzuschätzungen führen. Wir erstellen eine prüfungsfeste Verfahrensdokumentation, die den gesamten Datenlebenszyklus – von der Entstehung über die Verarbeitung und Aufbewahrung bis zur Migration und Löschung – revisionssicher abbildet.

Eine vollständige Verfahrensdokumentation umfasst regelmäßig eine allgemeine Beschreibung, eine Anwender-, eine technische System- sowie eine Betriebsdokumentation. Wir bilden Ihre konkreten Belegflüsse, Schnittstellen und das Interne Kontrollsystem (IKS) ab, dokumentieren die eingesetzten Systeme und Berechtigungskonzepte und stellen die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit (Audit-Trail) der Daten sicher.

Unsere Leistungen im Einzelnen:

• Erstellung der Verfahrensdokumentation nach GoBD – einschließlich Allgemein-, Anwender-, technischer System- und Betriebsdokumentation
• Abbildung der Belegflüsse, Schnittstellen und des Internen Kontrollsystems (IKS)
• Dokumentation von Zugriffs- und Berechtigungskonzepten sowie Datensicherungs- und Archivierungsverfahren
• Sicherstellung von Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und maschineller Auswertbarkeit (GDPdU/Z1–Z3-Datenzugriff)
• Begleitung bei Betriebs- und Außenprüfungen sowie bei der Verteidigung der Ordnungsmäßigkeit
• Versionierung und fortlaufende Aktualisierung bei Prozess- oder Systemänderungen

Mit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung im inländischen B2B-Geschäftsverkehr stellt der Gesetzgeber Unternehmen vor eine doppelte Herausforderung: die fristgerechte Erfüllung regulatorischer Vorgaben und die technische Integration in bestehende Systemlandschaften. Wir begleiten diese Transformation durchgängig – von der Analyse Ihrer Rechnungsprozesse über die Implementierung normkonformer Formate bis zur revisionssicheren Archivierung. So wird aus einer gesetzlichen Pflicht ein nachhaltiger Effizienzgewinn.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 flächendeckend. Maßgeblich ist dabei: Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Wir sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen diese Anforderungen nicht nur erfüllt, sondern strategisch nutzt.

Unsere Leistungen im Einzelnen:

• Analyse und Anpassung Ihrer Rechnungsein- und -ausgangsprozesse
• Einrichtung für den rechtssicheren Empfang elektronischer Rechnungen (Pflicht seit 2025)
• Erstellung und Versand von E-Rechnungen in normkonformen Formaten (XRechnung, ZUGFeRD)
• Nahtlose Integration in Ihre Finanzbuchhaltung ohne Medienbruch
• GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung im strukturierten Originalformat
• Laufende Beratung zu Fristen, Ausnahmen (z.B. Kleinbetragsrechnungen) und regulatorischen Änderungen

Am Anfang steht nicht die Software, sondern der Prozess. Wir nehmen Ihre Finanz- und Rechnungswesenabläufe von Anfang bis Ende auf, machen Medienbrüche und manuelle Schleifen sichtbar und leiten daraus eine konkrete Digitalisierungs-Roadmap ab – priorisiert nach Aufwand und Nutzen. Wo es sich rechnet, automatisieren wir mit datengetriebenen Verfahren und dem gezielten Einsatz Künstlicher Intelligenz. Den Blick für Ordnungsmäßigkeit und Prüfungssicherheit bringen wir als Steuerberater von Haus aus mit.

Unsere Leistungen im Einzelnen:

• Analyse und Optimierung Ihrer Finanz- und Rechnungswesenprozesse
• Aufdecken von Medienbrüchen, Doppelerfassungen und manuellen Routinen
• Entwicklung effizienter, GoBD-konformer Abläufe
• Begleitung bei Auswahl und Einführung passender digitaler Werkzeuge
• Einsatz Künstlicher Intelligenz zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben (z.B. Belegerkennung, Rechnungsprüfung)

Die Buchhaltung ist das Herzstück Ihrer Finanzprozesse – und der ideale Startpunkt der Digitalisierung. Mit DATEV Unternehmen online digitalisieren wir den Belegfluss zwischen Ihnen und der Kanzlei durchgängig: papierlos, ortsunabhängig und in Echtzeit nachvollziehbar. Aus verstreuten Belegen wird ein klarer, gemeinsamer Datenstand.

Unsere Leistungen im Einzelnen:

• Einrichtung und Betreuung von DATEV Unternehmen online
• Papierloser, digitaler Belegaustausch zwischen Ihnen und der Kanzlei
• Digitale Belegablage und revisionssichere Archivierung
• Jederzeitiger Zugriff auf Auswertungen und betriebswirtschaftliche Zahlen
• Ortsunabhängiges, sicheres Arbeiten

Wiederkehrende Buchungs- und Zahlungsvorgänge binden in nahezu jedem Unternehmen erhebliche Kapazitäten – und je größer das Belegvolumen, desto teurer wird jede manuelle Zwischenstufe. Moderne Verfahren erkennen Eingangsrechnungen automatisiert, ordnen Bankumsätze regelbasiert zu und übergeben freigegebene Zahlungen sicher an das Banksystem. Wir analysieren Ihre Prozesse, wählen die dafür passenden Werkzeuge aus und begleiten die Einführung bis zum stabilen Regelbetrieb – vom Handwerksbetrieb mit einigen hundert Belegen im Jahr bis zum Industrieunternehmen mit mehreren Tausend im Monat.

Unsere Leistungen im Einzelnen:

• Automatisierte Erkennung und Verbuchung von Ein- und Ausgangsrechnungen
• Regelbasierte Zuordnung von Bankumsätzen, inklusive Sonderfällen wie Sammelzahlungen
• Digitaler Zahlungsverkehr mit klaren Freigabewegen und revisionssicherer Protokollierung
• Bereitstellung von Lohn- und Gehaltszahlungen, auf Wunsch mandantenübergreifend
• Anbindung Ihrer bestehenden Systeme über Schnittstellen statt Doppelerfassung

Die digitale Transformation endet nicht an den Grenzen des Rechnungswesens. Mit der digitalen Personalakte und DATEV Arbeitnehmer online überführen wir auch Ihre Lohn- und Personalprozesse in durchgängig digitale Abläufe – datenschutzkonform, revisionssicher und jederzeit verfügbar, für die Personalverwaltung ebenso wie für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Unsere Leistungen im Einzelnen:

• Einrichtung und Betreuung der digitalen Personalakte
• DATEV Arbeitnehmer online – digitale Bereitstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Sicherer Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf ihre Unterlagen
• Digitaler Austausch personalrelevanter Dokumente
• Entlastung Ihrer Personalverwaltung